Time Conditions در ایزابل چیست؟

Time Conditions در ایزابل چیست؟ آموزش کامل زمان‌بندی تماس‌ها

در سیستم تلفنی Issabel یکی از ابزارهای بسیار کاربردی و پرمصرف برای مدیریت تماس‌های ورودی، قابلیت Time Conditions است. این ویژگی به مدیران و اپراتورها اجازه می‌دهد تماس‌ها را بر اساس بازه‌های زمانی مختلف (مانند ساعات کاری، روزهای تعطیل یا حتی مناسبت‌های خاص) مدیریت کنند. در واقع time conditions یک ابزار هوشمند برای زمان‌بندی تماس‌هاست که با استفاده از آن می‌توانید تجربه کاربری بهتری برای تماس‌گیرندگان ایجاد کنید و همزمان بهره‌وری مجموعه خود را افزایش دهید.

کاربرد Time Conditions در ایزابل

فرض کنید کسب‌وکار شما در بازه مشخصی از روز پاسخگوی مشتریان است. با تعریف time conditions، شما می‌توانید مسیر تماس‌ها را به شکل خودکار تغییر دهید:

در ساعات کاری تماس به منوی IVR یا اپراتور متصل شود.
خارج از ساعات کاری پیام ضبط‌شده‌ای برای اطلاع‌رسانی پخش گردد.
در ایام تعطیل تماس‌ها به مقصد دیگری مانند صندوق صوتی یا شماره همراه مدیر منتقل شوند.

این قابلیت برای شرکت‌ها و سازمان‌هایی که مشتریان زیادی دارند بسیار مهم است، زیرا علاوه بر مدیریت زمان، تصویر حرفه‌ای‌تری از کسب‌وکار شما ارائه می‌دهد.

ایجاد Time Groups (گروه‌های زمانی)

قبل از اینکه بتوانید time conditions را بسازید، باید یک گروه زمانی (Time Group) ایجاد کنید. در این بخش می‌توانید بازه‌های مختلفی را تعریف کنید، از جمله:

ماه: مثلاً فقط برای ماه فروردین یا کل سال.
روزهای هفته: مانند شنبه تا پنجشنبه یا فقط روزهای تعطیل.
بازه زمانی در روز: مثلاً از ۸ صبح تا ۵ عصر.

با ایجاد Time Groups می‌توانید دقیقاً مشخص کنید که سیستم چه زمانی فعال باشد. این انعطاف‌پذیری به شما امکان می‌دهد حتی برای مناسبت‌های خاص یا تعطیلات رسمی، برنامه جداگانه‌ای داشته باشید.

تعریف Time Conditions

پس از ایجاد گروه‌های زمانی، می‌توانید Time Conditions را تعریف کنید. در این مرحله:

ابتدا گروه زمانی مورد نظر را انتخاب می‌کنید.
مشخص می‌کنید که اگر تماس در بازه تعریف‌شده بود، باید به کدام مقصد هدایت شود.
تعیین می‌کنید در صورتی که تماس خارج از بازه باشد، چه اتفاقی رخ دهد و تماس به کجا برود.

به عنوان مثال:

در ساعات کاری تماس‌ها به منوی IVR اصلی منتقل شوند.
خارج از ساعات کاری، تماس‌ها به صندوق صوتی یا پیام خودکار هدایت شوند.
در روزهای تعطیل، تماس به خط پشتیبان یا مدیر مسئول ارسال شود.

این سطح از کنترل به مدیر سیستم امکان می‌دهد تماس‌ها را بدون نیاز به تغییر دستی و مداوم، به شکل خودکار مدیریت کند.

مثال کاربردی از Time Conditions

برای درک بهتر، یک نمونه واقعی را در نظر بگیرید. فرض کنید یک شرکت خدماتی دارید که از ساعت ۹ صبح تا ۶ عصر فعال است:

در ساعات کاری (۹ تا ۱۸): تماس‌ها به صف پشتیبانی یا اپراتور منتقل می‌شوند.
خارج از ساعات کاری: سیستم به‌طور خودکار پیام ضبط‌شده‌ای را برای اطلاع‌رسانی به مشتری پخش می‌کند.
در روزهای تعطیل رسمی: تماس‌ها به صندوق صوتی هدایت می‌شوند تا اپراتورها در اولین فرصت به آن‌ها پاسخ دهند.

این مثال نشان می‌دهد چگونه time conditions باعث می‌شود تماس‌ها بدون اتلاف وقت و به شکل منظم مدیریت شوند.

نکات تکمیلی در استفاده از Time Conditions

امکان تعریف چندین time condition برای شرایط مختلف مانند تعطیلات رسمی، مناسبت‌های خاص یا حتی کمپین‌های تبلیغاتی وجود دارد.
شما می‌توانید از این قابلیت در مسیرهای ورودی (Inbound Route) استفاده کنید و بر اساس زمان، تماس‌ها را به مقصدهای متفاوتی ارسال نمایید.
در پروژه‌های پیشرفته‌تر، می‌توان time conditions را با Contextهای سفارشی یا اسکریپت‌های AGI ترکیب کرد تا انعطاف‌پذیری بیشتری ایجاد شود.
با مدیریت صحیح و دقیق time conditions، تجربه مشتریان بهبود می‌یابد، اپراتورها فشار کاری کمتری تجربه می‌کنند و در نهایت راندمان کلی سیستم تلفنی افزایش می‌یابد.
این قابلیت برای مراکز تماس (Call Centers) بسیار حیاتی است زیرا مدیریت حجم بالای تماس‌ها بدون زمان‌بندی دقیق تقریباً غیرممکن است.

مزایای استفاده از Time Conditions

استفاده از این قابلیت چندین مزیت دارد:

افزایش رضایت مشتریان: تماس‌گیرنده در هر زمان پاسخ مناسب دریافت می‌کند.
کاهش بار کاری اپراتورها: تماس‌ها به‌طور خودکار هدایت می‌شوند.
انعطاف‌پذیری بالا: امکان تعریف بازه‌های زمانی متعدد وجود دارد.
حرفه‌ای‌تر شدن سیستم: مشتریان احساس می‌کنند با یک مجموعه سازمان‌یافته در ارتباط هستند.

جمع‌بندی

قابلیت Time Conditions در ایزابل یکی از ابزارهای کلیدی برای مدیریت هوشمند تماس‌های ورودی است. با تعریف گروه‌های زمانی و تنظیم مسیرهای مختلف بر اساس این شرایط، می‌توانید تماس‌ها را در ساعات کاری، خارج از ساعات کاری و حتی در روزهای تعطیل به بهترین شکل مدیریت کنید.

استفاده از time conditions نه تنها باعث افزایش رضایت مشتریان می‌شود، بلکه نظم، بهره‌وری و اعتبار سازمان شما را نیز به شکل محسوسی ارتقا خواهد داد. این قابلیت برای هر سازمانی که به ارتباط مداوم با مشتریان خود اهمیت می‌دهد، یک ابزار ضروری محسوب می‌شود.